Gemeindearchiv Weisslingen (GAWe) (1539-2020)

1.2 Titel

Gemeindearchiv Weisslingen (GAWe)

1.3 Datum

1539-2020

1.4 Verzeichnungsstufe

Archiv

1.5 Umfang

74 lfm, ca. 5000 digitale Objekte

3.1 Form und Inhalt

Der Hauptteil der Unterlagen betrifft den Zeitraum des 19. bis 21. Jahrhunderts. Zudem sind einige Unterlagen aus früheren Jahrhunderten vorhanden.

3.2 Bewertung und Kassation

Die Bewertung erfolgte auf Grundlage der geltenden gesetzlichen Bestimmungen und der kantonalen Empfehlungen sowie in Rücksprache mit dem Gemeindeschreiber Silvano Castioni und der Assistentin des Gemeindeschreibers Inga Vidovic (zuvor: Katarina Jankovic). Während der Erschliessung wurden Dubletten und Schriften Dritter kassiert.

3.3 Neuzugänge

Die Abteilungen A, B und E sind abgeschlossen. Bei den anderen Abteilungen ist Zuwachs zu erwarten. Nachträge können integriert werden.

3.4 Ordnung und Klassifikation

Die Bestände folgen den vom Staatsarchiv des Kanton Zürich empfohlenen Musteraktenplänen (ältere Version vor 2015 sowie zurzeit aktuelle Version 2015) und den Registraturplänen der Gemeinde Weisslingen.

4.1 Zugangsbestimmungen

Zugang auf Anfrage bei der Gemeindeverwaltung und gemäss kantonaler Gesetzgebung
Schützenswerte Personendaten (z.B. Vormundschaft, Sozialhilfe) dürfen bis Ende Schutzfrist nicht im öffentlichen Verzeichnis erscheinen.

4.3 Sprache/Schriftart

Deutsch, teilweise alte Schriften (v.a. Kurrentschrift)

4.4 Physische Beschaffenheit

Das Archiv ist hybrid. Es beinhaltet hauptsächlich analoge Unterlagen, enthält aber auch digitale Unterlagen.
Die Unterlagen befinden sich mehrheitlich in gutem Zustand.

4.5 Findmittel

Archivverzeichnis auf Dossierstufe (Onlineverzeichnis auf webgate.docuteam.ch, pdf-Verzeichnis; bei docuteam als Datenbank; schützenswerte Personendaten sind passwortschützt und nicht öffentlich zugänglich)

Ein Teil des Archivverzeichnisses der Politischen Gemeinde Weisslingen wurde durch die Firma artmar archivare erstellt (Stand 2015). Diese Verzeichnisse wurden von docuteam AG 2019 überprüft und aktualisiert. Bei der Überprüfung wurden fehlende Verzeichnungseinheiten vermerkt und zusätzliche Verzeichnungseinheiten neu in das Verzeichnis aufgenommen. Eine inhaltliche Überprüfung der von artmar archivare gemachten Angaben wurde nur teilweise vorgenommen.

Die durch artmar verzeichneten Dossiers wurden nach Signatur geordnet eingeschachtelt und im Archivmagazin aufgestellt. Sie sind über die Beschriftung auf den Schachteln auffindbar. Dies betrifft die Abteilungen A, B, E und teilweise auch C.
Bei der Weiterführung des Archivs durch docuteam wurde das System der Standortverwaltung und der Referenznummernsignatur eingeführt. Die seither verzeichneten Dossiers sind über die Standortverwaltung auffindbar. Dies bedeutet, dass diese Archivalien nicht nach Signatur geordnet im Archivmagazin stehen, sondern dass im Findmittel (Verzeichnis) die Archivschachtel angegeben ist, in der sich das entsprechende Dossier befindet. Die Signatur auf den Aktenumschlägen und den Buchzeichen ist von der Archivstruktur unabhängig. Sie besteht aus dem Kürzel GAWe (Gemeindearchiv Weisslingen) und der von der Datenbank automatisch vergebenen Nummer pro Eintrag. Dies betrifft die Abteilungen C, D, G.

Beispiel für eine Signatur mit Referenznummer: Das Dossier "Wahlprotokolle, Abstimmungsprotokolle" hat in der Archivstruktur die Position C.II.B2.0032.1437 und die Signatur auf dem Aktenumschlag lautet GAWe 1437.

Vorgehen für Mitarbeitende der Gemeinde: Wer ein Dossier konsultieren will, schaut zuerst im Verzeichnis nach, ob bei diesem Dossier ein Behältnis angegeben wird. Falls nicht, befindet sich das Dossier bei den nach Signatur geordneten Akten. Falls ja, befindet sich das Dossier im entsprechenden Behältnis.

Die Bezeichnung der Archivschachteln ist folgendermassen aufgebaut: Bezeichnung des Schachtelformates_Laufnummer
Beispiel für die Bezeichnung einer Archivschachtel: NF_0001 (Schachtel im A4-Format, Laufnummer 0001)

NF: Normalformat, A4-Schachteln
GF: Grossfolioformat
SF: Sonderformate wie A3 und grösser, Einwohnerkarteikarten, Urkundenschachteln
PK: Planköcher
PM: Planmappen

Die Unterlagen mit dem Standortvermerk "Bandarchiv" sind nach Signatur geordnet aufgestellt.

7.1 Bearbeiter/in

Im Gemeindearchiv Weisslingen waren bis 2018 verschiedene Archivdienstleister tätig, die teilweise auch ihren Firmennamen wechselten (Wickihalder Archivservice, Artmar Archivare). Die Arbeiten ab 2019 wurden von docuteam AG, Baden ausgeführt.

7.2 Regeln

erschlossen nach ISAD(G)

7.3 Verzeichnungsdatum

Erschliessung durch docuteam AG: Mai 2019 - laufend